¿Cómo llenar un invoice de forma correcta?

En ciertos casos, específicamente cuando estamos realizando algún tipo de transacción comercial requerimos de un invoice, que no es más que otra cosa que una factura, pero cuyo nombre proviene del inglés.

Por lo general, estas son más útiles para los comerciantes, puesto que de esa manera llevan un registro de sus operaciones diarias. De esa forma, tu negocio obtendrá un orden de sus ingresos. Si no sabes  qué es cómo llenar un invoice antes de generar uno, a continuación, vamos a explicarte lo que necesitas conocer.

¿Qué es un invoice?

Un invoice, también conocida como factura comercial, es un documento emitido por el vendedor en el cual se especifica de manera clara cada detalle de la transacción, sea esta un servicio o la venta de un producto.

El invoice (puede ser entendido como un cupón fiscal) tiene que encontrarse claramente detallado y escrito para evitar cualquier tipo de confusión de parte del cliente. En Estados Unidos se pueden utilizar distintos programas de facturación para llevar un mejor control de las facturas. Entre ellos tenemos: Xero, Quickbooks y Freshbooks.

¿Cómo llenar un invoice de trabajo? Paso a paso

En términos generales, se trata de un procedimiento bastante sencillo. Sin embargo, para ello primero debes tener cuenta una serie de aspectos para hacerlo de forma correcta y así evitar cualquier tipo de error. Para que sepas cómo llenar un invoice de trabajo simplemente has lo siguiente:

PASO 1. Coloca cualquier información relacionada con tu negocio.

Esta debe encontrarse en el encabezado de la factura. De esa manera los clientes podrán identificarte. En ella tiene que leerse cualquier dato sobre tu empresa. Por ejemplo, si eres un trabajador independiente tendría que ir tu nombre, así como la dirección y número telefónico de tu compañía. Por lo general, en esta parte también va el logotipo, si es que existe uno.

PASO 2. Agrega todo lo que esté relacionado con el cliente.

Una vez que hayas escrito lo anterior, procederás a añadir los datos de contacto de la persona a la que le vendiste el servicio o producto. Es importante que la información como el domicilio esté correcto, puesto que allí recibirá la factura.

PASO 3. Especifica el número del invoice.

Esto te ayudará a llevar un orden de tus ventas u operaciones. Además, permite que el procedimiento de cobranza sea mucho más rápido. Ten en cuenta que este debe ser un número único y totalmente diferente al resto. Para que no tengas ningún inconveniente en este tramo, es recomendable que trabajes con un sistema de facturación. Por otra parte, es necesario que en dicho apartado coloques la fecha en la que realizaste el invoice.

PASO 4. Indica la forma y escenarios de pago.

En este apartado lo que debes especificar son los tiempos con los que cuenta el cliente para pagarte así como el método. Respecto a lo primero, es muy común que se señale una fecha de vencimiento. Un ejemplo es tomar un plazo de 30 días.

Además, se debe aclarar la forma de pago. Nos referimos a que tiene que ir especificado si recibes tarjetas de crédito o prefieres que el abono se te haga al contado (en efectivo). También es importante que indiques en esta parte si el cliente podría cobrársele cargos por mora. Lo mejor es explicar todo desde un principio para evitar inconvenientes en el futuro.

PASO 5. Escribe los detalles de los productos o servicios que hayas vendido u ofrecido.

Si llegases a ser un fotógrafo, por ejemplo, es necesario que señales cada uno de las cosas que conforman el servicio total. Para ello, te ayudará una tabla en la que constates lo que brindaste, esto puede ir desde las horas prestadas hasta las especificaciones del trabajo en sí.

PASO 6. Deja asentado cualquier impuesto que podría ser aplicado.

En este caso, lo recomendable es contratar a un contador quien te especifique los taxes que se le cobrarían al cliente, ya que, estos varían de acuerdo al estado y negocio que tienes. No hagas este paso por ti mismo, si desconoces sobre la materia.

PASO 7. Por último, deja espacio para posibles notas o anexos

Esto es opcional. No tienes porque hacerlo, pero te servirá si estás comenzando a facturar un mensaje de agradecimiento al cliente. Muchos creen que la mejor publicidad es la de boca en boca, por lo que esta persona podría recomendar tus servicios a otros y así sucesivamente.

¿Cómo hacer un invoice gratis?

Existen distintas plataformas digitales desde las cuales puedes ingresar a redactar tu propia factura o invoice. Uno de los sitios más comunes son Google Docs, Microsoft Word y Excel. En estos programas hay varias planillas prefabricadas y gratuitas. Además, son muy fáciles de llenar.

Si quieres una estructura que remita a darte una imagen altamente profesional, en la web hay para descargar de entre miles de plantillas. Si eres un trabajador independiente, esta opción podría serte de gran ayuda.

¿Qué formato debería tener un invoice?

Como ya te explicamos más arriba, los pasos son muy simples, pero si aún tienes dudas respecto a cómo tiene que estar hecha una factura, te facilitamos la siguiente información para que puedas entender mejor el procedimiento:

• En la cabecera debe hallarse toda la información de tu negocio.
• Debajo de esto, siguen los datos del cliente. Procura que esté todo completamente detallado.
• Seguidamente, se coloca la fecha de emisión de la factura, vencimiento del pago y número de la misma.

• Respecto a la cifra o monto total, esta se recomienda vaya en un color que resalte la misma para que sea fácil de entender para el cliente.
• Detalla los servicios y/o productos que brindaste.
• No te olvides de indicar los impuestos, si es que aplican.

Beneficios de hacer un invoice profesional

Si bien hay opciones para hacer facturas gratis, lo mejor es adquirir un software especial que haga de manera digital tu facturación. Además, con uno de estos puedes tener un control de cada uno de tus cupones fiscales.

Entre los puntos a favor de realizar un invoice profesional tenemos que encontrarás más alternativas para personalizar este tipo de documento. De esta forma, tu marca tendrá un valor diferente que si lo haces con herramientas no tan capacitadas para su creación.

Otro beneficio es que no tendrás que preocuparte por llevar el registro de las facturas. El programa se encarga de manera automática de generarlas, por lo que no solo te será más simple, sino más ágil. Inclusive, algunos sistemas cuentan con la opción de que mediante el invoice los clientes accedan a un botón de pago. Además podrás:

• Encontrar alguna venta en particular: por ejemplo, si requieres de una en especial, el software rastreará en segundos lo que estás precisando. También te da la opción de tener un registro de las facturas impagas, etc.
• Ingresa desde donde quieras: al ser una plataforma digital te permite acceder prácticamente desde cualquier lugar, ya sea mediante tu dispositivo móvil o computadora portátil.
• Más seguridad: estos programas proveen un resguardo de tus datos. Por lo que la información que llevas almacenada estará protegida. De esta manera no tienes que preocuparte porque se te pierde alguna.
• Todo en solo sitio: antes los invoice debían hacerse a mano, pero con el desarrollo de estas aplicaciones puedes llevar el contenido en un lugar en específico sin la necesidad de buscar de entre miles de carpetas físicas. Simplemente hará que tu facturación sea muy fácil.

¿Cómo hacer un invoice con Microsoft Word?

Te será muy eficiente si no tienes muchos conocimientos sobre cómo hacer una factura comercial. Acá encontrarás varias plantillas que te serán fácil de manejar. Además, la mayoría de las personas saben el funcionamiento de Word, por lo que podría serte de ayuda si es la primera vez que debes redactar un invoice.

Claro que cabe aclarar que lo recomendable es que utilices un programa especial para la facturación, pero para comenzar a facturar Microsoft Word te resultará muy útil. En el siguiente apartado te explicamos cómo utilizar este programa para generar una factura:

1. En “Archivo” haz click en “Nueva Plantilla”.
2. Verás una barra de búsqueda en la parte superior a tu derecha. Allí coloca “Factura”.
3. Elige la que más te guste de entre las alternativas que se te presenten.
4. Comienza a poner tus datos como ya te explicamos.
5. Recuerda indicar la información del cliente y demás especificaciones del servicio o venta que hayas realizado.
6. Para agregar una nota, lo puedes hacer agregando un pie de página. Si bien esto es opcional, podría ayudarte a posicionarte en tu rubro o para que el cliente tenga una alta valoración de ti.